Samþykktir Bresk – íslenska viðskiptaráðsins
I. NAFN
1. grein
Nafn félagsins er Bresk-íslenska viðskiptaráðið eða British-Icelandic Chamber of Commerce (BICC), hér eftir nefnt ráðið eða félagið.
Heimili og varnarþing ráðsins er í Reykjavík og um réttarstöðu þess fer að íslenskum lögum.
II. MARKMIÐ OG STARFSEMI
2. grein
Markmið ráðsins er að efla og viðhalda viðskiptatengslum milli Bretlands og Íslands, ásamt því að efla tengsl á sviðum menntunar, menningar, stjórnmála og viðskipta.
3. grein
Í samræmi við markmið ráðsins skal það m.a. vinna að eftirfarandi:
a. Skipuleggja fundi og ráðstefnur er varða almenn málefni milli landanna tveggja.
b. Skipuleggja heimsóknir aðila í viðskiptalífinu til beggja landa.
c. Standa vörð um viðskiptatengda hagsmuni félaga sinna gagnvart breskum og íslenskum yfirvöldum.
d. Veita beina þjónustu samkvæmt ákvörðun stjórnar, þ.e. veita upplýsingar um viðskiptatengiliði, aðstoða við að koma á viðskiptatengslum á milli fyrirtækja og dreifa upplýsingum er varða viðskipti í löndunum tveimur.
III. AÐILD
4. grein
Eftirtaldir aðilar geta átt aðild að ráðinu:
a) Einstaklingar með íslenskan eða breskan ríkisborgararétt eða einstaklingar sem reka atvinnustarfsemi í öðru hvoru ríkjanna, sem og samtök þeirra.
b) Lögaðilar með fasta starfsemi eða verulegan hluta starfsemi sinnar í öðru hvoru ríkjanna, sem og samtök þeirra.
c) Heiðursfélagar sbr. 6. gr.
Þegar um aðild lögaðila er að ræða skal tilkynna ráðinu hver fari með aðildina fyrir hönd viðkomandi aðila og um breytingar á þeirri skipan. Séu félagasamtök aðilar að ráðinu á stjórn ráðsins rétt á árlegum upplýsingum um það hverjir séu félagsmenn í viðkomandi samtökum.
5. grein
Sækja þarf skriflega um aðild að ráðinu. Stjórn ráðsins tekur ákvörðun um aðildina.
6. grein
Stjórn ráðsins getur lagt það til við aðalfund að tiltekinn einstaklingur (einn eða fleiri) sem stuðlað hefur sérstaklega að eflingu ráðsins, markmiðum þess eða tengslum á milli landanna verði gerður að heiðursfélaga þess. Slík tillaga þarf að hljóta samþykki 2/3 hluta atkvæða viðstaddra. Heiðursfélaga skal heimilt að sitja aðalfundi félagsins með málfrelsi og tillögurétt.
7. grein
Úrsögn úr ráðinu þarf að vera skrifleg og tekur gildi frá og með næstu áramótum eftir að hún berst. Úrsögn breytir engu um skyldu til greiðslu árgjalds á yfirstandandi reikningsári.
8. grein
Stjórn ráðsins getur með 2/3 hluta atkvæða ákveðið að vísa aðildarfélaga úr ráðinu í sérstökum tilvikum, svo sem ef um alvarlegt brot er að ræða gegn hagsmunum ráðsins eða tilgangi þess, brot á samþykktum þess eða alvarlegt brot á landslögum eða ef vanskil eru á greiðslu árgjalds.
Félagsaðili sem vísað hefur verið úr ráðinu, hvort sem um einstakling eða lögaðila er að ræða, á ekki neina kröfu á endurgreiðslu á framlögum sínum til ráðsins né nokkurs hluta eigna þess.
IV. AÐALFUNDIR OG FÉLAGSFUNDIR
9. grein
Aðalfundur fer með æðsta vald í málefnum ráðsins og skal hann haldinn eigi síðar en í lok júnímánaðar ár hvert. Boðað skal til aðalfundar á tryggilegan og skriflegan hátt með minnst tveggja vikna fyrirvara. Boðun með rafrænum hætti, s.s. tölvupósti eða með tilkynningu á vefsíðu ráðsins er talin fullnægjandi.
Dagskrá skal fylgja aðalfundarboði ásamt tillögum um breytingar á samþykktum ef einhverjar eru. Aðalfundur er lögmætur ef boðað er til hans í samræmi við samþykktir þessar.
10. grein
Dagskrá aðalfundar skal vera sem hér segir:
- Skýrsla stjórnar
- Ársreikningar
- Kosning formanns
- Kosning fjögurra stjórnarmanna sbr. 14. grein
- Kosning endurskoðanda
- Kynning á fjárhagsáætlun næsta rekstrarárs og ákvörðun árgjalda
- Breytingar á samþykktum
- Önnur mál
Heimilt er að breyta röð dagskrárliða með samþykki aðalfundar.
11. grein
Stjórn ráðsins getur boðað til almenns félagsfundar með minnst tveggja vikna fyrirvara.
12. grein
Allir aðildarfélagar sem greitt hafa árgjald eiga rétt á því að mæta á fundi ráðsins, bera fram tillögur og greiða atkvæði.
Heiðursfélagar hafa ekki atkvæðarétt á fundum ráðsins.
Sérhver aðildarfélagi hefur eitt atkvæði. Aðildarfélaga er heimilt að veita öðrum aðildarfélaga umboð til að fara með atkvæðisrétt sinn en þó má enginn fara með umboð fyrir fleiri en fimm aðildarfélaga.
Atkvæði skulu greidd með handauppréttingu nema sérstaklega sé farið fram á skriflega atkvæðagreiðslu.
13. grein
Formaður stýrir fundum ráðsins eða tilnefnir sérstakan fundarstjóra. Fundarstjóri tilnefnir fundarritara. Haldin skal fundargerð um það sem fram fer á fundum ráðsins og skal fundargerð undirrituð af fundarstjóra og fundarritara og send aðildarfélögum eða birt á vefsíðu ráðsins.
V. STJÓRNARKJÖR OG STJÓRNARSTÖRF
14. grein
Stjórn ráðsins samanstendur af níu einstaklingum sem kosnir skulu á aðalfundi til tveggja ára í senn á þann hátt að formaður og fjórir stjórnarmenn skulu kjörnir annað árið en fjórir stjórnarmenn hitt árið. Stjórnarsetan er persónubundin. Stefna skal að því að hafa eins jafnt hlutfall breskra og íslenska stjórnarmanna á hverjum tíma. Aðeins einn fulltrúi hvers aðildarfélaga ráðsins má sitja í stjórn.
15. grein
Formaður skal kosinn sérstaklega en aðrir stjórnarmenn í einu lagi. Séu fleiri í framboði til stjórnar en sem nemur þeim fjölda stjórnarsæta sem kosið skal um skal kosning fara fram skriflega og í einu lagi. Hver atkvæðisbær fundarmaður má greiða jafnmörgum frambjóðendum atkvæði og nemur fjölda stjórnarsæta sem kosið skal um, en heimilt er að greiða færri frambjóðendum atkvæði. Afl atkvæða ræður úrslitum en falli atkvæði jafnt skal hlutkesti ráða.
Nýkjörin stjórn skal kjósa varaformann og skipta með sér verkum að öðru leyti.
Formaður stjórnar hefur heimild til að taka ákvarðanir um almenn málefni tengd millilandaráðunum án samþykkis stjórnar.
Félagar sem hyggjast bjóða sig fram til stjórnarsetu í ráðinu skulu tilkynna formanni eða framkvæmdastjóra það a.m.k. 2 vikum fyrir auglýstan aðalfund.
16. grein
Stjórn ráðsins fer með æðsta vald í málefnum þess á milli aðalfunda. Hún skal koma saman til fundar eftir því sem þörf krefur og formaður ákveður. Fari einhver stjórnarmanna fram á fund skal orðið við beiðni hans og fundur boðaður.
Stjórnarfundi skal boða á tryggilegan hátt og með a.m.k. viku fyrirvara nema brýna nauðsyn beri til annars. Boðun með tölvupósti jafngildir skriflegri boðun.
Stjórnin er ákvörðunarbær ef a.m.k. fjórir stjórnarmenn sitja fund. Við ákvarðanatöku gildir einfaldur meirihluti. Séu atkvæði jöfn ræður atkvæði formanns úrslitum.
Formaður kemur fram fyrir hönd ráðsins í samstarfi millilandaráða á vettvangi Viðskiptaráðs Íslands. Atbeina stjórnar þarf ekki til ákvarðana formanns á þeim vettvangi.
17. grein
Stjórn ráðsins er heimilt að ráða framkvæmdastjóra til að annast daglegan rekstur ráðsins. Framkvæmdastjóri skal hafa seturétt á öllum fundum ráðsins nema meirihluti fundarmanna ákveði annað.
18. grein
Stjórnarformaður og framkvæmdastjóri hafa heimild til að skuldbinda ráðið með undirritun sinni. Ef framkvæmdastjóri hefur ekki verið ráðinn verður ráðið skuldbundið með undirritun formanns eða varaformanns auk eins annars stjórnarmanns.
VI. FJÁRMÁL
19. grein
Reikningsár félagsins er frá 1. janúar til 31. desember ár hvert.
20. grein
Reikningar skulu yfirfarnir af skoðunarmönnum félagsins samkvæmt ákvörðun aðalfundar. Þeir skulu bornir upp til samþykktar á aðalfundi.
VII. BREYTINGAR Á SAMÞYKKTUM
21. grein
Tillögur til breytinga á samþykktum ráðsins skulu berast stjórn í tæka tíð þannig að þær megi kynna í fundarboði aðalfundar. Ákvörðun um breytingar skal taka á aðalfundi og til að tillaga nái fram að ganga þurfa a.m.k. 2/3 hluti fundarmanna að samþykkja hana.
22. grein
Tillögur um slit félagsins skulu sæta sömu meðferð og breytingar á samþykktum.
Verði ákvörðun um félagsslit samþykkt skal aðalfundur jafnframt ákveða á hvern hátt hreinni eign félagsins skuli ráðstafað. Skal við slíka ákvörðun miðað við að láta eignirnar renna til aðila sem vinnur að svipuðum markmiðum og ráðið. Aðalfundur skal jafnframt kjósa skilanefnd til þess að ganga frá skuldbindingum félagsins og ráðstafa þeim eignum sem eftir verða í samræmi við áðurnefnda ákvörðun aðalfundar.
Samþykktir þessar voru samþykktar á stofnfundi Bresk-íslenska viðskiptaráðsins sem haldinn var í Reykjavík 12. nóvember 1997 og London 13. nóvember 1997, með breytingum samþykktum á aðalfundi 2. október 2002, breytingum samþykktum á aðalfundi 23. febrúar 2017 og breytingum samþykktum á aðalfundi 25. maí 2018.
